一、400电话系统概述
400电话系统将语音查询、自助服务、人工服务紧密结合，把教育机构内部各校区、各部门、学员信息、活动信息、课程信息等各项资源通过网络进行整合，增强师生与学校之间的互动，实现资源的统一分配与利用。[学校教育培训行业使用400电话的分析]。系统为一个开放、友好的对话平台，师生与学校之间进行互动和协作，从而完成信息的流通与互动。
教育机构可通过此400电话平台提升自身形象，扩大社会影响力，从而达到扩大生源的目的；通过此400电话平台，还可加强学校与师生之间的沟通与交流，促进问题快速有效的解决，改善学校服务质量，增进内部团结，从而提高学校整体竞争力。
通过学校的400电话系统，学员可以随时随地通过多种方式与400电话平台获得联系，从而可以进行跨校区、跨地域的信息查询、信息咨询、事项办理、意见反馈等操作。便捷的信息交互促进了高校各个校区间的信息流通，打破了以往校区间信息封闭、"各自为政"的局面，有助于提高学员办事的效率及高校的办事效率，有助于学校自身管理与服务的提高，提高师生满意度，增强学校凝聚力。
二、400电话系统功能
1. 自助服务
学员致电教育机构400电话系统，首先进入语音查询系统，在语音导航的指引下输入不同按键，选择自己想要的信息。在自助服务中，学员可以得到如下查询服务与自助申请：
1) 学校校史与文化介绍；2) 学校最新动态；3) 教育文件查询；4) 学员成绩查询；5) 课程查询；6) 学校规章制度查询；7) 教育行业最新动态；8) 自助申请办理事项，如离校、入校、学费缴纳等手续办理；9) 输入学号即可查询成绩、学员个人信息资料； 10) 近期会议、讲座、活动等查询；11) 为评选活动投票；12) 自助传真成绩单、学员信息表、信息公告等；13) 投诉、建议等语音留言等等。
2.自动通告
自动通告为语音导航的一部分，学员致电后可首先听到这部分内容。通过自动通告，可发布的内容有：
1) 学校最新动态；2) 重要信息公布；3) 教育行业最新动态；4) 学校规章制度，5) 学校考试、会议、讲座、比赛、演出等活动公告；等等。
3.学员信息咨询
学员可以随时随地通过手机、固话、传真、网页与学校400电话工作人员取得联系，进行人工信息咨询。信息咨询的内容可包含：学员信息查询，考试信息咨询、会议讲座活动信息咨询、办事流程咨询等等。
4.业务受理
400电话系统通过人工坐席、自助语音服务、电子邮件、传真、即时聊天工具等方式，受理学员所申办的各类业务，生成派单并转发给相应部门进行处理。待处理结果通过网络返回到学校400电话后，400电话工作人员以电话、传真、短信息、电子邮件等方式回复学员。学员也可随时通过本系统了解所申办业务现处于哪一环节及哪一部门所处理。主要受理业务内容有：
1) 学员入校/离校等手续办理；2) 学员问题反映、投诉等；3) 学员建议反馈，4) 团体车票预定；5) 学费缴纳；6) 学生证、校徽、校园一卡通等申请办理/补办等等。
5.主动服务
学校通过400电话系统的外拨功能，可以实现对师生的主动服务。外拨方式分为四种：外拨语音架构，外拨语音文件，群发短信和传真。主动服务的具体内容有：
1) 学校活动通知；2) 校园征集活动；3) 教育行业文件通告；4) 评比活动投票；5) 信件、包裹告知等等。
6.师生投诉与建议
通过人工服务、语音信箱、传真、电子邮件等方式，师生可将对学校服务管理、课程、事件办理等各方面的投诉或建议反馈给400电话。工作人员接到反馈信息后，可将电话或录音文件转给相关部门处理，有助于投诉或纠纷的圆满解决。